📝Utiliser un Smart Template - Guide complet

Introduction

Vous avez découvert ce que sont les Smart Templates. Maintenant, plongeons dans l'utilisation pratique. Ce guide détaillé vous accompagne étape par étape dans l'utilisation d'un Smart Template, de l'accès initial jusqu'à l'export du document final.

🚀 Accéder aux Smart Templates

Méthode 1 : Via le menu (recommandée)

Navigation standard :

1. Connectez-vous à app.oupi.com

2. En haut à gauche, cliquez sur l'icône menu (☰ trois lignes)

3. Le menu latéral s'ouvre

4. Cherchez et cliquez sur "Smart Templates"

5. La page des Smart Templates s'affiche

Méthode 2 : Via le dashboard

Accès rapide depuis l'accueil :

1. Sur votre dashboard principal

2. Section "Smart Templates" ou "Outils rapides"

3. Widgets de templates populaires affichés

4. Cliquez sur un template pour l'ouvrir directement

5. Ou cliquez sur "Voir tous les templates"

Méthode 3 : Via la recherche

Recherche rapide :

1. Dans le menu (en haut à gauche)

2. Champ de recherche présent en haut du menu

3. Tapez le nom ou mot-clé (exemple : "email", "article", "business")

4. Résultats de Smart Templates s'affichent

5. Cliquez sur celui souhaité

Ou depuis le dashboard :

1. Barre de recherche principale sur le dashboard

2. Tapez votre recherche

3. Filtrez par "Smart Templates"

4. Sélectionnez le template

📂 Explorer la bibliothèque de Smart Templates

Page principale des Smart Templates

Structure de la page :

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  Smart Templates            [🔍 Rechercher]  [+ Créer]│
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│  📂 Catégories                                      │
│   • Rédaction et contenu                            │
│   • Business et stratégie                           │
│   • Technique et développement                      │
│   • Traduction                                      │
│   • Communication                                   │
│   • Analyse de documents                            │
│   • Créatif                                         │
│   • Éducation                                       │
│   • Juridique                                       │
│   • My Templates (mes créations)                    │
│                                                     │
│  📊 Templates (vue grille ou liste)                 │
│  ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐           │
│  │ 📧 Email │ │ 📝 Article│ │ 💼 Business│          │
│  │ Writer   │ │ Generator │ │ Proposal │           │
│  │ ⭐       │ │          │ │          │           │
│  └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘           │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Navigation par catégories

Méthode de parcours :

1. Cliquez sur une catégorie dans la barre latérale

   • Exemple : "Rédaction et contenu"

2. Les templates de cette catégorie s'affichent

3. Parcourez les cartes de templates

4. Cliquez sur un template pour le sélectionner

Comprendre les cartes de templates

Chaque carte affiche :

┌──────────────────────────┐
│  📧 Icon                 │
│                          │
│  Professional Email      │  ← Titre
│  Writer                  │
│                          │
│  Créez des emails        │  ← Description
│  professionnels          │     courte
│  en quelques clics       │
│                          │
│  ⭐ (Favori)             │  ← Icône étoile
└──────────────────────────┘

Éléments :

• Icône : Représentation visuelle du template

• Titre : Nom du template

• Description : Explication succincte de l'usage

• Étoile : Ajouter/retirer des favoris

Ajouter un template aux favoris

Pour accès rapide :

1. Survolez la carte du template

2. L'icône étoile ⭐ apparaît (généralement en haut à droite)

3. Cliquez sur l'étoile

4. L'étoile se remplit (devient dorée/colorée)

5. Le template est ajouté à vos favoris

Accéder à vos favoris :

• Dans le menu, section "Favoris"

• Ou filtre "Favoris" sur la page Smart Templates

💡 Astuce : Ajoutez vos 5-10 templates les plus utilisés en favoris pour un accès ultra-rapide.

📝 Interface d'un Smart Template

Vue d'ensemble

Lorsque vous ouvrez un Smart Template, l'interface se divise en deux zones principales :

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│  📧 Professional Email Writer                            │
├─────────────────────┬────────────────────────────────────┤
│                     │                                    │
│  ZONE GAUCHE        │  ZONE DROITE                       │
│  (Formulaire)       │  (Résultat)                        │
│                     │                                    │
│  • Questions        │  • Contenu généré                  │
│  • Champs à remplir │  • Prévisualisation                │
│  • Paramètres       │  • Actions d'édition               │
│  • Bouton Générer   │                                    │
│                     │                                    │
└─────────────────────┴────────────────────────────────────┘

🎨 Zone Gauche : Le Formulaire

Structure du formulaire

Le formulaire se compose de plusieurs sections empilées verticalement :

1. Champs spécifiques du template (en haut) 2. Options communes (au milieu) 3. Paramètres de personnalisation (en bas) 4. Bouton de génération (tout en bas)

Section 1 : Champs spécifiques

Variables du template :

Chaque Smart Template a ses propres champs adaptés à sa fonction.

Exemple : Professional Email Writer

┌─────────────────────────────────────┐
│ 📧 Informations de l'email          │
├─────────────────────────────────────┤
│ Destinataire :                      │
│ [____________________________]      │
│                                     │
│ Objet :                             │
│ [____________________________]      │
│                                     │
│ Contexte / Message principal :      │
│ [                              ]    │
│ [                              ]    │
│ [                              ]    │
│                                     │
│ Points clés à inclure :             │
│ [                              ]    │
│ [                              ]    │
└─────────────────────────────────────┘

Types de champs :

Champ texte simple :

• Une ligne de texte

• Pour informations courtes (nom, titre, etc.)

• Exemple : "Destinataire : Jean Dupont"

Zone de texte (textarea) :

• Plusieurs lignes

• Pour descriptions, contextes, contenus longs

• Exemple : Contexte complet d'un email

Sélecteur (dropdown) :

• Menu déroulant avec options prédéfinies

• Choix parmi plusieurs options

• Exemple : Ton (Formel, Amical, Neutre)

Upload de fichier :

• Bouton pour uploader un document

• Pour templates d'analyse de documents

• Formats : PDF, Word, Excel, TXT, etc.

Section 2 : Options communes

Présentes dans presque tous les templates :

Brand Voice

☐ Inclure ma Brand Voice

Fonction :

• Case à cocher

• Si cochée, le contenu généré suit votre Brand Voice configuré

• Ton et style personnalisés automatiquement

Quand l'utiliser :

• ✅ Contenu destiné à votre audience habituelle

• ✅ Communications de marque

• ✅ Cohérence avec vos autres contenus

• ❌ Tests ou expérimentations

• ❌ Contenu très différent de votre style habituel

Générer plusieurs résultats

☐ Générer plusieurs variations (2-3-5)

Nombre de variations : [3  ▼]

Fonction :

• Génère plusieurs versions du même contenu

• Vous pouvez comparer et choisir la meilleure

Avantages :

• Plusieurs options créatives

• Choisissez la version préférée

• Combinez les meilleures idées de chaque

Inconvénient :

• Consomme plus de crédits (x nombre de variations)

Quand l'utiliser :

• ✅ Contenu créatif (slogans, titres, idées)

• ✅ Décisions importantes

• ✅ Besoin de choix

• ❌ Contenu factuel simple

• ❌ Budget crédits limité

Section 3 : Paramètres de personnalisation

Ajustements fins du contenu généré :

Langue

Langue de sortie : [Français ▼]

Options courantes :

• Français

• Anglais

• Espagnol

• Allemand

• Italien

• Et autres selon disponibilité

Utilisation :

• Sélectionnez la langue du résultat souhaité

• Le template peut être en français mais générer en anglais

Longueur de la réponse

Longueur : [Moyen ▼]

Options :

• Court : Version concise, points essentiels

• Moyen : Équilibré (recommandé)

• Long : Détaillé et complet

• Très long : Exhaustif avec tous les détails

Exemples par longueur :

Email Court :

Objet : Demande de réunion

Bonjour,

Je souhaite organiser une réunion pour discuter du projet X.
Êtes-vous disponible mardi à 14h ?

Cordialement

Email Long :

Objet : Proposition de réunion - Projet X - Discussion stratégique

Bonjour [Nom],

J'espère que ce message vous trouve en bonne santé...
[3 paragraphes détaillés avec contexte, objectifs, agenda]

Dans l'attente de votre retour,
Cordialement,
[Signature complète]

Niveau de créativité

Créativité : [────◉────] (curseur)
            Conservateur  ←→  Créatif

Échelle :

• Bas (Conservateur) : Réponses factuelles, traditionnelles, sûres

• Moyen : Équilibre créativité et fiabilité

• Haut (Créatif) : Original, innovant, audacieux

Quand utiliser chaque niveau :

Créativité basse :

• Documents officiels et formels

• Contrats, rapports factuels

• Contenu où la précision prime

Créativité moyenne :

• Emails professionnels

• Articles informatifs

• Communications standard

Créativité haute :

• Slogans et titres accrocheurs

• Contenu marketing

• Storytelling et créatif

• Brainstorming d'idées

Ton de la réponse

Ton : [Professionnel ▼]

Options courantes :

• Professionnel : Formel, sérieux, corporatif

• Amical : Chaleureux, accessible

• Neutre : Factuel, objectif

• Enthousiaste : Énergique, motivant

• Académique : Scientifique, rigoureux

• Décontracté : Relax, informel

• Persuasif : Convaincant, argumentatif

Choisissez selon :

• Votre audience

• Le contexte de communication

• L'objectif du contenu

Modèle LLM principal

Modèle principal : [GPT-4 Turbo ▼]

Options disponibles :

• GPT-4 Turbo

• Claude Sonnet

• Mistral Large

• Gemini Pro

• Et autres modèles disponibles

Quel modèle choisir ?

GPT-4 :

• Créativité excellente

• Polyvalent

• Idéal pour : rédaction, brainstorming, contenu créatif

Claude :

• Analyse approfondie

• Contextes longs

• Idéal pour : documents longs, analyse de données, synthèses

Mistral :

• Fort en français

• Efficace et rapide

• Idéal pour : contenu français, tâches structurées

Gemini :

• Recherche et synthèse

• Connexions de concepts

• Idéal pour : recherche, éducation, explications

Modèle LLM secondaire (optionnel)

Modèle secondaire : [Aucun ▼]
             (optionnel)

À quoi sert le modèle secondaire ?

Le modèle secondaire enrichit ou complète la réponse du modèle principal.

Cas d'usage 1 : Enrichissement avec données sourcées

Modèle principal : GPT-4 (créatif)
Modèle secondaire : Perplexity (recherche web)

Résultat : Contenu créatif + données factuelles récentes

Exemple concret :

Template : Article sur "Les tendances tech 2024"

Sans secondaire : Article créatif mais données génériques
Avec Perplexity : Article créatif + statistiques récentes + sources

Cas d'usage 2 : Raisonnement avancé

Modèle principal : Mistral (structure)
Modèle secondaire : Claude (analyse profonde)

Résultat : Structure claire + raisonnement approfondi

Quand utiliser un modèle secondaire :

✅ OUI si :

• Besoin de données factuelles récentes

• Contenu nécessitant des sources

• Analyse complexe requise

• Budget crédits confortable

❌ NON si :

• Contenu simple

• Pas besoin de recherche

• Budget crédits limité (consomme 2× plus)

Bouton de génération

En bas du formulaire :

┌─────────────────────────────────────┐
│                                     │
│      [  🚀 Générer le contenu  ]   │
│                                     │
└─────────────────────────────────────┘

Action :

1. Vérifiez que tous les champs sont remplis

2. Ajustez les paramètres selon vos besoins

3. Cliquez sur "Générer"

4. Attendez 5-30 secondes (selon complexité)

5. Le résultat apparaît dans la zone de droite

📄 Zone Droite : Le Résultat

Affichage du contenu généré

Avant génération :

┌────────────────────────────────────┐
│                                    │
│         📄                         │
│                                    │
│  Le résultat apparaîtra ici        │
│  après génération                  │
│                                    │
│                                    │
└────────────────────────────────────┘

Après génération :

┌────────────────────────────────────┐
│ [📋 Copier] [✏️ Éditer] [⬇️ Export]│
├────────────────────────────────────┤
│                                    │
│  Objet : Demande de réunion        │
│                                    │
│  Bonjour Jean,                     │
│                                    │
│  J'espère que vous allez bien...  │
│  [Contenu généré complet]          │
│                                    │
│                                    │
│                                    │
│  Cordialement,                     │
│  [Votre nom]                       │
│                                    │
└────────────────────────────────────┘

Barre d'outils en haut :

• Icônes d'action pour manipuler le contenu

• Toujours accessible

Actions disponibles sur le résultat

📋 Copier

Fonction :

• Copie tout le contenu dans le presse-papiers

• Prêt à coller ailleurs

Utilisation :

1. Cliquez sur l'icône copier 📋

2. Notification : "Contenu copié"

3. Collez (Ctrl+V) dans votre application (Word, Gmail, etc.)

✏️ Éditer

Fonction :

• Mode édition directe dans la zone de résultat

• Modifiez le texte comme dans un éditeur

Utilisation :

1. Cliquez sur "Éditer" ✏️

2. Le texte devient éditable

3. Cliquez dedans et modifiez

4. Corrections, ajouts, suppressions

5. Cliquez ailleurs ou "Sauvegarder" pour valider

Modifications courantes :

• Corriger une faute

• Ajuster un nom propre

• Personnaliser une phrase

• Ajouter un détail spécifique

🔄 Régénérer

Fonction :

• Génère une nouvelle version avec les mêmes paramètres

• Si le premier résultat ne vous satisfait pas

Utilisation :

1. Cliquez sur "Régénérer" 🔄

2. L'IA crée une nouvelle version

3. L'ancien résultat peut être remplacé ou archivé

4. Comparez et choisissez

💡 Astuce : Si vous voulez de nombreuses variations, utilisez plutôt "Générer plusieurs résultats" dans les options.

📂 Ouvrir dans l'Éditeur

Fonction :

• Ouvre le résultat dans l'Éditeur IA d'OUPI

• Éditeur avancé avec assistant IA intégré

Utilisation :

1. Cliquez sur "Ouvrir dans l'éditeur" 📂

2. Nouvel onglet s'ouvre avec l'Éditeur IA

3. Le contenu est chargé dans un document éditable

4. Accès aux outils avancés de l'éditeur

Qu'est-ce que l'Éditeur IA ?

• Traitement de texte intelligent

• IA intégrée pour améliorer le contenu

• Fonctions avancées :

  • Réécriture

  • Correction orthographique et grammaticale

  • Ajout d'informations

  • Restructuration

  • Enrichissement

  • Et bien plus

📚 Guide dédié : Consultez le "Guide de l'Éditeur IA" pour maîtriser cet outil puissant.

⬇️ Exporter

Fonction :

• Télécharge le document dans différents formats

Formats disponibles :

• PDF : Document figé, professionnel

• Word (.docx) : Éditable dans Microsoft Word

• HTML : Pour publication web

Utilisation :

1. Cliquez sur "Exporter" ⬇️

2. Menu déroulant avec formats

3. Sélectionnez le format souhaité

4. Le fichier se télécharge automatiquement

5. Trouvez-le dans votre dossier "Téléchargements"

Quand utiliser chaque format :

PDF :

• Envoi par email (présentation professionnelle)

• Archivage

• Impression

• Partage (non modifiable)

Word :

• Continuer l'édition dans Word

• Collaboration avec équipe

• Ajouts importants à faire

HTML :

• Publication sur site web

• Newsletter email

• Blog ou CMS

Sauvegardes automatique

Enregistrement dans vos documents :

Chaque génération de Smart Template est automatiquement sauvegardée dans votre espace Documents OUPI.

Accès à vos documents :

1. Menu principal > "Documents" ou "Mes Documents"

2. Le document généré apparaît dans la liste

3. Nommé selon le template et la date

4. Exemple : "Professional Email - 18-12-2024-14h35"

Avantages :

• Historique complet de vos générations

• Aucun risque de perte

• Retrouvez facilement vos anciens contenus

• Réutilisez ou modifiez plus tard

🎬 Workflow complet : Exemple pratique

Scénario : Créer un article de blog

Objectif : Rédiger un article de blog de 800 mots sur "Les bienfaits du télétravail"

Étape 1 : Sélection du template

1. Menu > Smart Templates

2. Catégorie "Rédaction et contenu"

3. Sélection de "Blog Post Writer"

Étape 2 : Remplissage du formulaire

Champs spécifiques :

Sujet de l'article : Les bienfaits du télétravail
Angle d'approche : Productivité et bien-être
Public cible : Professionnels et managers
Points clés :
- Gain de temps (transport)
- Meilleur équilibre vie pro/perso
- Productivité accrue
- Économies (entreprise et employé)

Options communes :

☑ Inclure ma Brand Voice (style blog professionnel)
☐ Générer plusieurs variations

Paramètres :

Langue : Français
Longueur : Long (800-1000 mots)
Créativité : Moyen
Ton : Professionnel mais accessible
Modèle principal : GPT-4
Modèle secondaire : Perplexity (pour stats récentes)

Étape 3 : Génération

1. Clic sur "Générer le contenu"

2. Attente 15-20 secondes

3. Article apparaît dans la zone de droite

Étape 4 : Révision et édition

Résultat affiché :

# Les bienfaits du télétravail : productivité et bien-être

[Introduction accrocheuse]

## 1. Gain de temps considérable
[Paragraphe avec statistiques]

## 2. Équilibre vie professionnelle et personnelle
[Développement]

[etc...]

Conclusion

Actions de révision :

1. Lecture complète

2. Clic sur "Éditer"

3. Ajustement du titre

4. Correction d'un nom propre

5. Ajout d'un exemple personnel

Étape 5 : Finalisation

1. Clic sur "Ouvrir dans l'éditeur"

2. Dans l'éditeur : ajout d'images, formatage avancé

3. Vérification finale

4. Export en Word pour publication sur le blog

Étape 6 : Publication

1. Document Word téléchargé

2. Upload sur CMS du blog

3. Mise en forme finale

4. Publication !

Temps total : 15 minutes au lieu de 2 heures pour rédiger de zéro.

💡 Conseils d'utilisation avancés

Optimiser vos formulaires

1. Soyez précis dans les champs

❌ Vague :

Contexte : Écrire un email

✅ Précis :

Contexte : Informer l'équipe du report de la deadline 
du projet Alpha du 20 au 27 décembre en raison d'un 
retard fournisseur. Ton rassurant, nouvelle date réaliste.

2. Utilisez des exemples

Si un champ demande "Points clés", donnez des exemples concrets :

❌ Générique :

Points clés : Avantages du produit

✅ Avec exemples :

Points clés :
- Interface intuitive : 90% des utilisateurs autonomes en 5 min
- Prix compétitif : 30% moins cher que la concurrence
- Support réactif : Réponse en moins de 2h

3. Précisez le format si nécessaire

Dans les zones de texte libres, vous pouvez guider le format :

Structure souhaitée :
- Introduction accrocheuse
- 3 sections principales avec sous-titres
- Conclusion avec call-to-action
- Insérer des statistiques dans chaque section

Itérer intelligemment

Stratégie d'amélioration progressive :

Génération 1 : Base

• Remplissage minimal des champs

• Paramètres standard

• Générer pour voir la structure

Génération 2 : Ajustement

• Ajout de détails dans les champs

• Modification du ton ou de la longueur

• Régénérer

Génération 3 : Peaufinage

• Paramètres fins (créativité, modèle)

• Version finale

💡 Astuce : Ne cherchez pas la perfection au premier essai. Itérez en 2-3 générations pour le résultat optimal.

Combiner Smart Templates et Chat Pro

Workflow hybride puissant :

Étape 1 : Brainstorming dans Chat Pro

Vous : "Donne-moi 10 idées de titres pour un article 
sur le télétravail"
IA : [10 titres]

Étape 2 : Sélection Choisissez le meilleur titre

Étape 3 : Génération avec Smart Template

• Ouvrez "Blog Post Writer"

• Utilisez le titre sélectionné

• Générez l'article complet

Étape 4 : Amélioration dans Chat Pro

• Copiez un paragraphe à améliorer

• Demandez à l'IA de le réécrire ou enrichir

Étape 5 : Finalisation dans l'Éditeur

• Export depuis le template vers l'éditeur

• Dernières retouches avec l'IA de l'éditeur

Résultat : Contenu ultra-optimisé en combinant les forces de chaque outil.

❓ FAQ - Utilisation

Puis-je modifier les champs après avoir généré ?

Oui, vous pouvez modifier les champs dans le formulaire et régénérer. Le nouveau résultat remplacera ou s'ajoutera selon la configuration.

Que se passe-t-il si je ferme la page avant d'exporter ?

Le résultat est sauvegardé automatiquement dans vos Documents. Vous pouvez le retrouver dans Menu > Documents.

Puis-je utiliser un Smart Template plusieurs fois ?

Absolument ! Les Smart Templates sont réutilisables à l'infini. C'est justement leur force.

Les résultats sont-ils toujours différents ?

Oui, même avec les mêmes paramètres, l'IA génère du contenu légèrement différent à chaque fois (sauf créativité très basse).

Puis-je annuler une génération en cours ?

Généralement non, mais si la génération prend trop de temps, actualisez la page. Aucun crédit ne sera débité si la génération n'est pas terminée.

Comment retrouver un document généré il y a plusieurs jours ?

Menu > Documents, puis cherchez par nom de template ou date. Utilisez la recherche ou les filtres.

🚀 Prochaines étapes

Maintenant que vous maîtrisez l'utilisation des Smart Templates :

1. Explorez différents templates selon vos besoins

2. Ajoutez vos favoris pour accès rapide

3. Testez les différents paramètres pour comprendre leur impact

4. Consultez le guide de l'Éditeur IA pour aller plus loin

5. Si Premium : Créez vos propres Smart Templates (voir guide création)

Boostez votre productivité avec les Smart Templates ! 🚀